大会運営マニュアル

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まえがき †

ずばり大会運営マニュアルです。もちろん大会に限らず合宿の運営用にも活用して下さい。初めて大会、合宿を開催する各地区支部長さんや実行委員長が見て役立つようなものにしたいです。みんなでいいと思うアイデアをどんどん書き込んでいって下さい。

大会運営マニュアル本編 †

これが、大会（合宿）の開催決意から大会終了後業務までの一連の流れだ！
この流れに沿って説明していきましょう。

１．大会をやろう！
２．大会役員決定
３．仮大会資料作成
４．大人社会との交渉
　　・開催エリアの責任者と交渉
　　・競技委員長の決定
　　・保険をどうするか？
　　・地方自治体および関係各所への趣旨説明
５．本大会資料作成
６．ＪＳＦＦ公認申請
７．ＪＨＦ公認申請
８．対一般社会広報活動
９．協賛活動
１０．エントリー開始
１１．対学生広報活動
１２．前日までに準備すること
　　　・当日役員決定
　　　・スケジュール決め
　　　・天候不順のため飛べない場合
　　　・選手名簿作成
　　　・競技委員長との打ち合わせ
　　　・当日役員との打ち合わせ
　　　・開会式、閉会式の打ち合わせ
　　　・レセプションの打ち合わせ
１３．大会当日
１４．祭りの後・・・
　　　・協賛お礼参り
　　　・大会運営ノウハウの継承

１．大会をやろう！ †

さて、あなた達は大会を運営することになりました。毎年恒例の大会かもしれませんし、リーグ事務局のから頼まれたのかもしれませんし、自発的にやりたいと思ったのかもしれません。大会や合宿に参加している人なら分かると思いますが、大会はとても楽しいものです。全国から同じ年代の学生達が集まり飛んで騒ぐ！こんな楽しいことは他にはありません。実際、大会運営は楽ではありません。しかし、全国の仲間が大会に参加して楽しかったと言ってくれる。この喜びや達成感はそうそう味わえるものではありません。また、大会運営の経験は必ずやあなたの人生にプラスとなるでしょう。苦しいことや、めんどくさくなるときもあるでしょう。でも、忘れないで下さい。大会終了後、参加者たちの

「楽しかったよ。」

の一言で全てが報われることを。今まで楽しかった大会を思い出してください。その楽しかった大会も運営してくれた学生達がいたのです。さあ、次はあなたの番です。

２．大会役員決定 †

大会役員は次の役職があります。必要に応じて増やしたり兼任したり臨機応変に対処します。

■実行委員長
その名の通り最高指揮官であり最高責任者です。大会資料の作成から、
地元の関係各所との交渉、当日役員への仕事の指示、他の役員の仕事の
進行具合もチェックしなければなりません。
実行委員長の仕事はやはり一番多いです。上手く連携がとれるなら
副実行委員長をたてて仕事を分担してもいいと思います。

■競技委員長
これは学生ではなく教員免許を持ったインストラクターに行ってもらいます。
競技の詳細の決定からフライトの安全管理をしてもらいます。

■会計---大会の経費の管理をします。
次の年度の参考にするので用途を分けてきちんと記録する必要がある。 ■協賛
大会に援助してくれる会社などを探し援助をお願いします。
具体的には大会の賞品をいただきに行きます。

■レセプション係り
大会の醍醐味の一つレセプションのお酒の買出しや
レセプを盛り上げる催し物の企画などを行います。
キャンプファイヤーや早飲み対決、オムツ軍団の召還等なんでもありです。各サークルとの交流ができる企画だと素敵です。

■集計
競技結果の集計は学生連盟のリーグ委員がやってくれます。
実行委員長はパソコンの手配やプリンターの手配をリーグ委員と相談すればＯＫです。

■広報---全国の学生サークルへ大会の開催や必要事項をBBSに書き込んで告知します。日本学連のHPからリンクをたどればだいたいのサークルのHPに行けます。

■備品---大会当日使用する備品を借りるなどして準備し、使用後責任を持って返却します。

■当日役員
当日の受付や時間の計測、テイクオフへの送迎用バンの運転など当日の仕事を担当します。
当日役員の詳細は後述します。

３．仮大会資料作成 †

エリアの管理者や競技委員長を頼む人など大会資料を一緒に煮詰めていく人に見せるように仮の大会資料を作ります。現在決まっていることだけを入力して仮大会資料を作成しましょう。

様式はＨＧリーグやＰＧリーグにある過去の資料を参考にして下さい。
HGリーグ
 PGリーグ

４．大人社会との交渉 †

　開催エリア責任者との交渉 †

　競技委員長の決定 †

　保険をどうするか？ †

PGで山飛びをする場合、傷害保険に入る必要があります。これに入っておけば怪我をした場合に治療費がおります。リスク管理はスカイスポーツを続ける上での義務であり、また対外的にも安全についてきちんと考えている団体だとアピールできるので重要です。手続きは①１ヶ月前に保険会社に連絡をとり大会をすること、保険に加入したいとの旨を伝える。（保険会社はどこでもいいが関東の大会でよく利用している牧田商会を利用すればこちらの事情を知っているので融通を利かせてくれます。TEL03-3419-4044）②事前エントリー締切後、把握している選手の名前、フリガナ、生年月日をエクセルのデータで送り、人数分の保険料を振り込む。（牧田商会の場合、20人以上なら１人485円、20人未満は510円。振込先は郵便局001303153493）③大会期間中、当日エントリーの選手がいる場合は追加のデータを保険会社に送り、保険料も振り込む。大会の４日前には保険の手続きを完了してなければいけないので、本来なら当日エントリーの選手は保険に入ることはできない。そこを保険会社の人の好意でやってもらっていることを覚えておいてください。

　地方自治体及び関係各所への趣旨説明 †

５．本大会資料作成 †

６．ＪＳＦＦ公認申請 †

３ヶ月前に日付や代表者の名前を修正した必要書類（技量調査書・学連公認申請用紙・JHF公認申請用紙・開催要項・エントリー用紙）を学連メーリスに流し公認申請をとる。メーリスに流す前には必ず前年の代表者にチェックしてもらう。公認にはかなり時間がかかるので余裕を持って申請すること。返事が遅い理事には直接電話で公認をもらうか理事長にお願いして間接的に圧力をかける。公認をもらったら各リーグのHPにのせる。載せ方はリーグの旗をクリックしてIDとパスワードを入れれば編集画面に入れる。IDはjsff、パスワードはjsff69 載せるデータはPDF形式に変換しなければいけない。やり方はまず検索サイトでPrimePDFというフリーソフトをダウンロードする。次に変換したいWordの文書を開き、印刷をクリックして出力先をなんちゃらPDFにするとできる。英語で使い方がわかりにくいかもしれないのでわからないとこは連絡ください。もしくはネット上でPDF形式に変換してくれるサイトもあるのでそれを利用してください。公認がでたらBBSにも書き込んでもらう。原則、公認がおりるまではBBSに書き込んではいけない。ただし予定日くらいは書き込んでもよい。

公認がおりたらイベント保険代（大会の場合は20000円、合宿は15000円）が補助されるので日本学連の会計に連絡して振り込んでもらう。

７．ＪＨＦ公認申請 †

JSFFの公認をとった後、2ヶ月半前までに必要書類（JSFFと同じ）を下記の連絡先にメールで送りJHFの公認（合宿の場合は後援）をとる。メールを送った数日後に電話して書類が届いたかどうかを確認する。最初に「日本学生フライヤー連盟の○○です。大会の公認の申請をしたいのですが担当の方に代わってください」といえば相手もわかってくれます。ちなみに2006年の担当はソエイシさんでした。電話をした後、イベント保険料（大会の場合は20000円、合宿は15000円）を振り込み、領収書をFAXで送れば公認申請は完了です。

大会の場合はPCや無線機を借りる必要があるのでJHFのHPにある申請書をダウンロードしてJHFに送る。無線機を借りる場合は3級無線技能免許を持っている人が必要になる。もし知り合いにいなければ選手の中に持っている人を探すかJHFの担当者に相談する。

大会の場合は賞状やメダルがもらえるので担当の方と相談しましょう。

＜連絡先・振込先＞

社団法人日本ハング・パラグライディング連盟事務局〒170-0002 東京都豊島区巣鴨3-39-4東都ビル2階 TEL：03-5961-1388　　FAX：03-5961-1389 E-mail：info@jhf.hangpara.or.jp

【銀行振込】　三井住友銀行　小石川支店　（普）3488605　日本ハング・パラグライディング連盟

【郵便振替】　00180-8-650201　日本ハング・パラグライディング連盟

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